Materialgruppen managen

Von Sabine Ursel, freie Journalistin

Ein Hersteller von Aluminiumprofilen aus Nordrhein-Westfalen optimiert derzeit mit externer Hilfe seine Materialgruppen. Die Pulverlackbeschaffung lief dabei erstmals über eine Ausschreibung. Eine vorgeschaltete Wertanalyse hatte zunächst ermöglicht, alle preisbildende Komponenten zu identifizieren und die Kosten systematisch abzuschätzen.

Die Beschaffungsdaten wurden mit einer technisch geprägten Pulverlackdatenbank „verheiratet“. So gelang es, die Lacke herstellerübergreifend vergleichbar zu machen: Lacke mit gleicher Farbe (RAL-Ton), Oberfläche, Wetterfestigkeit sowie mit gleichem Verlauf und Glanzgrad konnten in Wettbewerb gesetzt werden.

Das Materialgruppenprojekt mit Maßnahmen wie Ausschreibungen werden in diesem Fall durch GMVK Procurement begleitet. Unterstützendes Tool: die GMVK-Business Intelligence Software „4EBIT-Suite“. Mittlerweile stehen beim Aluminiumspezialisten Einsparungen in zweistelliger Höhe zu Buche – Ergebnis eines Mixes aus Preisreduzierungen bei Bestandslieferanten und der Implementierung neuer Anbieter. „Durch die konjunkturbedingten Umsatzrückgänge wächst die Wettbewerbsintensität. Ziel muss darum sein, bei höchstmögliche Markttransparenz auch die Stichhaltigkeit der einzelnen Preise zu erfassen, und das gelingt nur durch intelligente Tools“, betont GMVK-Geschäftsführer Thomas Mademann.

Um Bedarfe sinnvoll bündeln zu können, müsse eine Trennschärfe der verschiedenen Bedarfscluster herbeigeführt werden. Einkaufsmacht könne sich erst bei klarem Fokus auf einzelne Materialgruppen ergeben. Beim Materialgruppenmanagement (MGM) fokussiert der jeweilige strategische Einkäufer auf „seine“ Materialgruppen und nicht auf Lieferantenebene. Er fasst ähnliche Beschaffungsgüter in homogenen Lieferanten-Clustern zusammen, sammelt „passende“ Bedarfe, screent den Markt, verhandelt. Unternehmen sollten u.a. nach Anwendung, Ausgangsmaterial, Einsatzzweck, Funktionsweise und Zuordnung zu Kostenrahmen kategorisieren. Ziele sind bessere Preise, höhere Qualität, mehr spezifisches Know-how und mehr Zeit für strategische Überlegungen.

So lässt sich clustern

Über Klassifizierung kann sowohl vernummertes als auch nicht-vernummertes Material transparent Beschaffungsgruppen zugeordnet werden. Die Materialien werden in Relation zu Materialgruppen bzw. Materialklassen gesetzt und dann in Verbindung zu strategischen Lieferanten gestellt. Lieferanten lassen sich z.B. nach Distributionsstufe strategisch gruppieren.

Standard-Klassifizierungssysteme helfen dabei, die Stammdatenpflege gemeinsam mit den Lieferanten anzugehen. Aber das Aktualisieren bzw. Anreichern von Massen-, Artikelstamm- und Bewegungsdaten muss immer parallel mitlaufen. Ohne gezielte Materialgruppenanalyse lassen sich keine Multi-Lieferantenkataloge nutzen. MGM ermöglicht eine bessere Nachverfolgung der Ausgaben pro Warengruppe, Lieferant und Einkäufer. Der Einkauf sollte aber vor Beginn eines komplexen Projekts den nicht unerheblichen Aufwand abschätzen können.

Check Point // Verborgene Ressourcen 

• Schaffung von Transparenz auf Bedarfs- und Beschaffungsmärkten
• Definition benötigter Material- und Leistungseigenschaften (Specs)
• Kenntnis über die Total Costs des eingesetzten Materials
• Lieferantenstruktur: ausbaufähig? Klumpen-Risiken?
• Wo Konsolidierung und wo Diversifizierung?
• Lieferanten strategisch gruppieren: z.B. nach Distributionsstufe, Größenklasse, geografischen Märkten
• Wie potenzialträchtig sind meine Lieferanten?
• Wie groß ist die „Purchasing Power“ gegenüber Lieferanten?
• Welche Abhängigkeiten bestehen?
• Jederzeitige korrekte Messung der Einkaufserfolge
• Wertbeitrag des Einkaufs transparent machen

Quelle: GMVK Procurement GmbH (Essen)