Was tun bei Vakanz von Mitarbeitern mit zentraler Funktion?
Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit sowie der korrekte Umgang mit Umweltgefährdungen, gefährlichen Stoffen und Gütern, sind gesetzlich durch die Forderung nach Beauftragten Personen definiert. Was aber passiert, wenn eine Beauftragte Person geht oder für längere Zeit ausfällt?
Von Claudia Kölsche, Umco
Die Verantwortlichkeit für den sicheren Betriebsablauf trägt die Geschäftsführung. Da diese jedoch nicht alles selbst übernehmen kann, unterstützen Betriebsbeauftragte bei den gesetzlich vorgegebenen Aufgaben. Die Pflicht zur Bestellung von Beauftragten ist von der Art, der Größe (z.B. Umschlags- und Lagermenge) und der Umweltrelevanz der betriebenen Anlagen abhängig.
Wenn die Nachricht kommt, dass ein Beauftragter das Unternehmen verlässt oder längerfristig ausfällt, besteht also unmittelbarer Handlungsbedarf. Experten aus der Praxis raten, dass spätestens nach einer Vakanz von vier Wochen eine Neuregelung getroffen sein muss. Wobei der Fokus vor allem auf der Festlegung der Verantwortlichkeit liegt. In der Praxis kommt es durchaus vor, dass z.B. eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) oder ein Gefahrgutbeauftragter länger als vier Wochen nicht am Standort sind, aber nur, wenn eine entsprechende Sicherheitskultur mit praktischer Umsetzung etabliert und bei Unklarheiten eine Intervention möglich ist.
Ununterbrochene Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Erklärtes Ziel des Gesetzgebers ist es, dass die Beauftragten auf eine Vermeidung oder wenigstens Verminderung der betrieblichen Risiko- und Gefahrenquellen sowie der Umweltauswirkungen hinwirken. Hierzu hat sich die Bündelung von Fachwissen bewährt, so dass es heute verschiedene mit Sonderfunktionen betraute Personen in den Unternehmen gibt. Die einzelnen Funktionen dürfen auch personell gebündelt werden, wenn die praktische Ausführung aller Aufgaben gewährleistet ist.
Mit der Bestellung eines Beauftragten ist der Unternehmer keineswegs von seinen Pflichten entbunden. Eine straf- oder zivilrechtliche Verantwortung des Beauftragten ist nur gegeben, wenn das Unternehmen dem Beauftragten vertraglich oder durch Weisung die Leitung für die betreffenden betrieblichen Abläufe ganz oder maßgeblich überträgt und er sie damit in eigener Verantwortung erfüllt (Pflichtendelegation: schriftlich inkl. der Ausstattung mit den nötigen technischen, personellen und finanziellen Hilfsmitteln). In solchen Fällen ist der Beauftragte, wie jeder Mitarbeiter mit Leitungsfunktion, einer rechtlichen Verantwortung ausgesetzt.
Beauftrage übernehmen essentielle Aufgaben
Die Aufgaben eines Beauftragten können nicht nebenbei erledigt werden. Vielmehr verlangen die überwachenden, beratenden und koordinierenden Tätigkeiten eine gute Einbindung in das betriebliche Geschehen (z.B. Zutritts- und Informationsrechte). Die Beauftragten kennen die Verantwortlichen und informellen Gepflogenheiten. Zusätzlich verfügen sie über ein umfangreiches Know-how, dokumentiert durch Weiterbildungsnachweise.
Auch an die Persönlichkeit werden hohe Anforderungen gestellt (durchsetzungsstark, einfühlend, kommunikativ und zuverlässig). Schließlich sind ihre Tätigkeiten durch Audits, Berichtspflichten, Schulungen/Unterweisungen und Sitzungen oft schon weit in die Zukunft strukturiert.
Unternehmer in der Pflicht
In dem Moment, in dem der Beauftragte nicht mehr greifbar ist, fällt das jeweilige Thema unmittelbar an den Unternehmer zurück, und er ist wieder selbst in der Pflicht. Versäumt dieser eine Neureglung zu treffen, könnte ein Ereignis im schlimmsten Fall als Organisationsverschulden mit entsprechenden rechtlichen Konsequenzen ausgelegt werden. Insbesondere bei mittleren oder großen Unternehmen, bei denen von vornherein davon ausgegangen werden kann, dass der Unternehmer nicht bei allen praktischen Handlungen und Überwachungsaufgaben anwesend sein kann, ist dies vorstellbar.
Ideal wäre es, Vorkehrungen zu treffen, so dass die Beauftragten kein Dasein als allwissende Singleplayer führen. Hier können z.B. Vertretungs- und/oder Mitläuferregelungen ansetzen. Ebenso helfen organisatorische Maßnahmen, wie z.B. ein gemeinsames Postfach. Im Ereignisfall kann dann der im Hintergrund informierte Mitarbeiter die Aufgaben übernehmen.
Schnell Ersatz finden
Entscheidend ist, zeitnah einen Ersatz zu finden. Wobei bedacht werden muss, dass insbesondere die Qualifizierung eines neuen Mitarbeiters in den Bereichen Gefahrgut, FaSi oder Störfall mit langen Ausbildungszeiten und dem Aufbau von fundiertem Praxiswissen verbunden ist. Speziell die Ausbildung zur FaSi dauert 2-3 Jahre.
Für den Fall, dass kein geeigneter Mitarbeiter gefunden werden kann, bietet der Markt Möglichkeiten, die Beauftragtenfunktion extern zu vergeben. Praktische Kontrollaufgaben müssen i.d.R. vom Unternehmen selbst übernommen werden, aber organisatorische Aufgaben, wie Unterweisungen, Berichtspflichten oder Begehungen können als Arbeitspakete mit festen Projektzeiten und -kosten abgegeben werden. Die Kombination aus interner und externer Lösung hat zudem den Vorteil, dass externe Fachkräfte Informationen über Best-Practise-Beispiele mitbringen und dass sie ggf. einen Teil des Risikos übernehmen.
Fazit
Die strukturelle Beschäftigung mit einer möglichen Vakanz gehört in den Bereich des Risikomanagements. Idealerweise sollten getroffene Maßnahmen und sich verändernde Rahmenbedingungen jährlich im Management besprochen und dokumentiert werden.
Im Hinblick auf Arbeitnehmerfluktuationen, Eltern- und Pflegezeiten oder Krankheiten kann eine Vakanz plötzlich auftreten, aber mit guter Vorbereitung nicht unerwartet. Dieser Artikel bietet Denkanstöße, sich mit den Risiken und Möglichkeiten (interne/externe Lösung) zu beschäftigen. Ziel ist es, im Ereignisfall schnell eine neue, verlässliche Pflichtendelegation zu etablieren, um ununterbrochen die Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu gewährleisten.
Eventtipp
Damit sich Beauftragte und andere Mitarbeiter über die neusten Entwicklungen im Bereich Gesetze und Regularien für die Lackindustrie informieren können, findet in wenigen Wochen das European Coatings Regulatory Forum in Brüssel statt.